Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING – PROSECURE B.V.

1. Algemeen
Prosecure B.V. gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft.

Bedrijfsgegevens
Prosecure B.V.
Papland 18
4206 CL Gorinchem
Telefoon: 085 212 9060
E-mail: info@pro-secure.nl
Contactpersoon: Y. Cihan

Prosecure B.V. is in de meeste gevallen de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing
Deze privacyverklaring geldt voor iedereen die:
• onze website bezoekt;
• contact met ons opneemt via e-mail of een formulier;
• een offerte aanvraagt;
• een klacht indient;
• bij ons solliciteert;
• met ons samenwerkt op basis van een overeenkomst;
• ons kantoor bezoekt waar cameratoezicht aanwezig is.

3. Onze rol onder de AVG
Afhankelijk van de dienstverlening kan Prosecure B.V. twee rollen hebben:
• Verwerkingsverantwoordelijke
Wij bepalen zelf het doel en de middelen van de verwerking, bijvoorbeeld bij:
o websitegebruik;
o offertes en contracten;
o personeelsadministratie;
o cameratoezicht op ons kantoor.
• Verwerker
In sommige gevallen verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van onze klanten en volgens hun instructies. In die situaties blijven onze klanten verwerkingsverantwoordelijk.
Waar nodig sluiten wij passende verwerkersovereenkomsten.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij
Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze werkzaamheden.
4.1 Klanten en zakelijke relaties
• Naam, adres en contactgegevens
• Functie en organisatie
• Correspondentie
• Contract- en factuurgegevens
4.2 Websitegebruikers
• IP-adres
• Browser- en apparaatgegevens
• Gegevens over het gebruik van onze website (via cookies)
4.3 Klokkenluidersmeldingen
• (Optioneel) naam en e-mailadres
• Inhoud van de melding
• Datum of periode van de gebeurtenis
• Eventuele bijlagen
Deze meldingen kunnen gevoelige informatie bevatten en worden daarom extra vertrouwelijk behandeld.
4.4 Klachten
• Naam en contactgegevens
• Inhoud van de klacht
• Datum van melding
4.5 Sollicitanten
• Naam, adres en contactgegevens
• Geboortedatum
• Opleidingen en werkervaring
• Motivatie en bijlagen
4.6 Medewerkers
• Persoons- en contactgegevens
• Arbeids- en contractgegevens
• Administratieve personeelsgegevens
4.7 Cameratoezicht
• Camerabeelden van het kantoor van Prosecure B.V.

5. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens
Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden, zoals:
• het uitvoeren en voorbereiden van overeenkomsten;
• het opstellen van offertes;
• administratie en facturatie;
• het behandelen van klachten;
• werving en selectie van personeel;
• personeelsadministratie;
• beveiliging van personen, gebouwen en eigendommen;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

6. Wettelijke grondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer dit is toegestaan. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer:
• dit nodig is om een overeenkomst uit te voeren;
• wij daartoe wettelijk verplicht zijn;
• wij een gerechtvaardigd belang hebben (zoals beveiliging of bedrijfsvoering);
• u hiervoor toestemming heeft gegeven (bijvoorbeeld bij sollicitaties).

7. Klokkenluidersregeling
Meldingen via het klokkenluidersformulier worden:
• vertrouwelijk behandeld;
• indien gewenst anoniem verwerkt;
• alleen ingezien door daartoe bevoegde personen;
• uitsluitend gebruikt voor onderzoek naar de melding.
Wij bewaren deze gegevens niet langer dan noodzakelijk en in overeenstemming met de wet.

8. Cameratoezicht
Op ons kantoor is cameratoezicht aanwezig.
• Doel: preventieve beveiliging van personen en eigendommen
• Grondslag: gerechtvaardigd belang
• Bewaartermijn: maximaal 30 dagen, tenzij een incident aanleiding geeft om beelden langer te bewaren
• Camerapictogrammen zijn duidelijk zichtbaar geplaatst
Beelden worden alleen bekeken wanneer daar een concrete aanleiding voor is.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is:
• Klant- en contractgegevens: zolang de overeenkomst loopt en daarna volgens wettelijke bewaartermijnen
• Financiële administratie: 7 jaar
• Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding van de procedure, of 1 jaar met toestemming
• Klokkenluidersmeldingen: zolang noodzakelijk voor onderzoek
• Camerabeelden: maximaal 30 dagen

10. Met wie delen wij persoonsgegevens
Wij delen persoonsgegevens alleen met partijen die ons ondersteunen bij onze dienstverlening, zoals:
• IT- en cloudleveranciers;
• hostingpartijen;
• administratie- en boekhoudkantoren.
Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en onder passende beveiligingsmaatregelen.

11. Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:
• SSL-beveiliging van de website;
• een beveiligde Microsoft 365-omgeving;
• sterke wachtwoorden en multi-factor authenticatie (MFA);
• toegang tot gegevens alleen voor geautoriseerde medewerkers;
• geheimhoudingsplicht voor medewerkers.

12. Uw rechten
U heeft het recht om:
• uw persoonsgegevens in te zien;
• gegevens te laten corrigeren of verwijderen;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.
Verzoeken kunt u sturen naar hr@pro-secure.nl.
Medewerkers kunnen bepaalde gegevens zelf aanpassen via hun online omgeving.

13. Datalekken en incidenten
In geval van een datalek:
• melden wij dit, indien nodig, bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
• informeren wij betrokkenen wanneer het risico dat vereist;
• brengen wij de gevolgen en risico’s in kaart en nemen passende maatregelen.

14. Website en cookies
Onze website maakt gebruik van:
• functionele cookies (noodzakelijk voor de werking van de website);
• analytische cookies (zoals Google Analytics).
Waar nodig vragen wij vooraf toestemming via een cookiemelding.

15. Minderjarigen
Onze website en diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 18 jaar.

16. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij maken geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming of profiling.

17. Klachten
Heeft u een klacht over hoe wij met persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact met ons opnemen.
U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

18. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer dat nodig is.
De meest actuele versie is altijd te vinden op onze website.


Privacyverklaring versie 1.1 aangepast op 1 december 2025